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Titolo
Text copied to clipboard!Ufficiale di gestione documentale
Descrizione
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Stiamo cercando un Ufficiale di gestione documentale altamente organizzato e orientato ai dettagli per unirsi al nostro team. Il candidato ideale sarà responsabile della creazione, classificazione, archiviazione, conservazione e distribuzione dei documenti aziendali, garantendo la conformità alle normative vigenti e alle politiche interne. Questo ruolo è fondamentale per assicurare che le informazioni siano facilmente accessibili, sicure e correttamente gestite durante tutto il loro ciclo di vita.
L'Ufficiale di gestione documentale lavorerà a stretto contatto con diversi dipartimenti per implementare sistemi di gestione documentale efficaci, digitalizzare archivi cartacei e supportare la transizione verso ambienti di lavoro senza carta. Sarà inoltre responsabile della formazione del personale sull'utilizzo corretto dei sistemi documentali e delle buone pratiche di archiviazione.
Tra le sue mansioni principali vi sarà anche la revisione periodica dei documenti per garantire che siano aggiornati, la gestione dei permessi di accesso alle informazioni sensibili e la collaborazione con il reparto IT per la sicurezza dei dati. Il candidato dovrà possedere eccellenti capacità comunicative, competenze informatiche avanzate e una forte attitudine al problem solving.
Questo ruolo richiede una conoscenza approfondita delle normative sulla privacy e sulla conservazione dei dati, nonché l'abilità di lavorare in modo indipendente e in team. L'Ufficiale di gestione documentale sarà una figura chiave nel garantire l'efficienza operativa e la conformità legale dell'organizzazione.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Gestire l'intero ciclo di vita dei documenti aziendali
- Classificare e archiviare documenti in formato digitale e cartaceo
- Garantire la conformità alle normative sulla conservazione dei dati
- Collaborare con i reparti per implementare sistemi documentali efficaci
- Digitalizzare archivi cartacei e ottimizzare i flussi documentali
- Formare il personale sulle procedure di gestione documentale
- Controllare l'accesso ai documenti sensibili
- Effettuare revisioni periodiche dei documenti
- Supportare audit interni ed esterni
- Collaborare con il reparto IT per la sicurezza dei dati
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma o laurea in archivistica, biblioteconomia, amministrazione o simili
- Esperienza pregressa nella gestione documentale
- Conoscenza delle normative sulla privacy e conservazione dei dati
- Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli
- Competenze informatiche avanzate (sistemi DMS, pacchetto Office)
- Capacità di lavorare in team e in autonomia
- Buone doti comunicative e relazionali
- Attitudine al problem solving
- Capacità di gestire scadenze e priorità
- Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti tecnologici
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Qual è la tua esperienza nella gestione documentale?
- Hai mai lavorato con sistemi di gestione documentale digitali?
- Come garantisci la conformità alle normative sulla privacy?
- Hai esperienza nella digitalizzazione di archivi cartacei?
- Come gestisci l'accesso ai documenti riservati?
- Hai mai formato colleghi su procedure documentali?
- Quali strumenti informatici utilizzi per l'organizzazione dei documenti?
- Come affronti un audit documentale?
- Hai esperienza nella creazione di politiche documentali aziendali?
- Come ti assicuri che i documenti siano sempre aggiornati?
